電子契約サービスの選び方

電子契約を行うためには、まず電子署名を活用するための運用方法について検討する必要があります。
おすすめは、電子契約サービス会社を利用することです。

電子契約サービス会社の利用をおすすめする理由

認定事業者(認定局)を活用すると時間がかかり、
またクラウドサービスが利用できない。

日本には、電子署名による電子契約の仕組みを法的に担保する法律「電子署名法」があります。この電子署名及び認証業務に関する法律により認定された認定事業者に「電子文書が改善されていないこと」「本人であること」を証明してもらうことで、高い証拠力を得ることができます。

しかし、そのためには、契約書の甲(送信者)と乙(受信者)の両方が公的証明書(印鑑証明書、登記簿謄本など)を認証事業者に送らなければならず、2週間程度の時間がかかってしまいます。そのため、相手先が電子契約での取引を敬遠してしまう可能性がありえます。

また、電子署名の正当性を保証するサービスのみを提供しクラウドサービスの提供は行っていないため、電子文書の作成、署名、送受信、保管、管理などは、利用者それぞれが自社責任で行うことになります。

電子契約サービス会社なら証拠力が確保でき、
クラウド上で各種サービスが受けられる。

電子署名は、認証事業者のみが提供するサービスではありません。電子契約サービス会社の電子契約サービスが提供する電子署名も利用することができます。この電子契約サービスが提供するサービスの仕組みは、会社によって異なり、それぞれ独自の高い技術を用いた仕組みにより、セキュリティの強化、高い証拠力を有しています。

認証事業者のように、多くの書類を提出したり手間がかかったりすることはなく、契約締結までもスピーディー。相手先に、アカウント取得や費用負担をお願いする必要もなく、気軽に電子契約を導入することができます。

電子契約サービスを選ぶ際のチェックポイント

電子契約サービス会社を利用することが決定したら、各社のサービスを比較!次にあげるチェックポイントを満たし、自社が理想とするサービスを提供してくれる会社を選びましょう。

ポイント1費用対効果が合っているか

電子契約にするもっとも大きなメリットは、「印紙税が不用」なこと。交わす契約書が多く、その金額が大きければ、かなりの経費節減につながります。また、手間がかからなくなることで人件費負担も減り、書類の郵送代もかからなくなります。

しかし、電子契約サービスを利用するためには、サービス提供会社との契約が必要。会社により、またプランによってもその契約料はさまざま。無料プランを用意している会社もありますが、契約書の件数に制限があるため、それを超える場合は有料での契約が必要です。

基本的には毎月費用が発生するため、トータル的に費用対効果が高くなるかどうかをしっかりと見極める必要があるでしょう。

ポイント2安全性は十分担保されているか

電子文書の情報漏えいや改ざんを防ぐためには安全性の確保が欠かせませんが、そのためのセキュリティ対策も各社それぞれ異なります。

費用対効果を重視しすぎるあまりに、安全性が低いサービスを活用してしまうと、自社の信頼を失うだけでなく、会社の存続を脅かすほどの大きな損失につながってしまう危険性も…。

これまでにも、安全だと思われていたコンピューターシステムへの不正アクセスを原因とした情報漏えい事件が多数発生していますが、このような事態は絶対に避けなければなりません。

そのため、各社のセキュリティ対策がどれくらい信頼できるものなのかをしっかりとチェックしたうえで選択しましょう。

ポイント3自社の求める利用用途に合っているか

電子契約サービス会社が提供するサービスは、電子契約が簡単に交わせるというだけではありません。各会社それぞれが、さまざまなサービスを提供しています。そのため、自社が利用しようとしている目的に合ったサービスがあるかどうかも大切です。

  • クラウド上で契約書の作成や管理、保管を行いたい。
  • とにかく簡単にすぐに契約を締結したい。
  • さまざまな言語で海外企業との契約をスムーズに行いたい。
  • パソコンだけでなく、スマホ、タブレットなどからも操作したい。
  • 既に使用しているシステムと連携させたい。

たとえば、このようなサービスがあるかどうか、契約する前に機能やサービスをチェックしてから選ぶことをおすすめします。

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