【脱ハンコに追い風】「立会人型」の電子署名が法的に有効に!

更新日:2020年09月03日(木)   投稿日:2020年09月01日(火)

新型コロナウィルスの感染症対策のために、企業のテレワーク化が進んでいますが、それと同時に「脱ハンコ化」の動きも広がっているのをご存知でしょうか?

日本企業のテレワークが進まないのは、「ハンコ文化」があるからとも言われています。

しかし、コロナ禍で企業のテレワーク化が加速する中、「ハンコを押印するために出社をすることはおかしい」という認識をもつ人も増え、電子契約を利用する企業は増加傾向にあります。

ただし、電子契約を取り入れるにあたっては、多くの企業が懸念を抱いているのも事実です。それは、「電子契約によって作成した電子契約書は、法的な証拠として不利なのではないか?」という懸念です。

そこにきて、今回政府から電子署名が法的に有効であることが示され、企業もより安心して電子契約を結ぶことができるようになりました。
今、多くの企業が導入を検討している「電子契約」について、詳しくご紹介します。

「従来型」の電子契約とは?

電子契約の方法には、「従来型」と「立会人型」があります。クラウドを使った「立会人型」の電子契約が登場するまで、電子契約を結ぶ企業は「従来型」の電子契約を行っていました。

「従来型」の電子契約とは、認証局に前もって申請をして、電子証明書の登録・発行などの手続きを行う方法です。

電子契約を行うには、自分と契約相手の双方が電子証明書を発行する必要があります。自ら電子署名をした文書を契約相手に送付し、契約相手がその文書の内容を確認して、電子署名をするという流れです。

申請してから発行されるまでには数週間かかり、申請時には「収入印紙」または「登記印紙」を申請書に貼って納付しなければならないので、手間と時間がかかるのが「従来型」の電子契約のデメリットといえるでしょう。

また、認証局に電子証明書を発行してもらうには、費用がかかります。証明期間(電子証明書の有効性を確認することができる期間)によって料金が異なり、たとえば証明期間が12ヶ月の場合は7,900円、24ヶ月の場合は1万5,100円の発行手数料がかかります。

今や企業の80%が「立会人型」の電子契約を利用している

この「従来型」の電子契約に代わって登場したのが、「立会人型」の電子契約です。

「立会人型」の電子契約とは、電子契約サービス会社を通してクラウド上に契約書などをアップし、契約相手と当事者の双方が文書を確認。承認されれば、電子契約サービス会社が電子署名をするという、クラウド型の契約方法です。

サーバーに署名と署名に必要な鍵を保管しておけば、全ての手続きをクラウド上で済ませることができるという、非常にスピーディな契約システムです。メールアドレスや2段階認証を活用すれば、本人確認も短時間で済ませることができるでしょう。

クラウド型の電子契約なので、手続きが面倒な「従来型」よりも簡単かつスムーズに契約を済ませることができ、現在80%の企業が「立会人型」の電子契約を利用しています。

電子契約サービスを提供している会社 おすすめ3選

電子契約サービスを提供している会社はさまざまありますが、その中でも大企業に特におすすめなのが、「クラウドサイン」です。

「クラウドサイン」は、弁護士ドットコムが運営する累計登録社数№1の電子契約サービスです。弁護士ドットコムの安心感があり、さらにさまざまな機能を随時アップデートしているため、機能が大変充実しているのが大きなメリットといえるでしょう。料金は月額コミコミで10万円です。

ただし、細かい値段をケチらない大企業はいいのですが、中堅企業の場合は稟議機能やIP制限、API連携、テンプレートといった豊富な機能の中に不要な機能があっても、同じ料金を支払わなくてはなりません。そんな中堅企業におすすめなのが、「GMOAgree」です。

「GMOAgree」は、GMOインターネットグループが提供する電子契約サービスです。コミコミ料金の「クラウドサイン」と違って、企業に必要な機能をオプションとして付けられるので、それほど無駄な費用がかかりません。

コストをあまりかけずに、セキュリティ重視で電子契約を行いたい100人以上の企業向けサービスといえます。Freeプランも用意されていますが、支払情報や電子証明書申請が必要になるため、やや手間に感じる人もいるでしょう。

そして、それより人数の少ない中小企業におすすめしたいのが、「クラウドコントラクト」です。

「クラウドコントラクト」は、IP制限やAPI連携、テンプレートなどが不要で、すぐに電子契約を導入したい企業や個人事業主におすすめです。利用画面もシンプルでやさしいので、インターネットに不慣れな方でも使いやすく、大手では対応できないような導入支援やルール作りまでを丁寧にしてくれます。

月100件以内であれば月額費用のみで済むので、毎月送付する契約書が多くなく、電子契約を使いたい企業には、ぜひともおすすめしたいサービスです。

まとめ

政府から「立会人型」の電子契約が法的に有効であることが示されたことによって、万が一訴訟が起きた場合でも、電子証明書を証拠として提出できるようになりました。このことが「脱ハンコ文化」を推進する上で、大きな追い風となることは間違いないでしょう。

電子契約を利用して押印業務を電子化することは、新型コロナウィルス感染症対策の一環となるのはもちろん、企業の業務効率化やコスト削減にもつながります。

「取引先をたくさんかかえていて、契約書の保存や整理に困っている」「テレワークが進んでも、ハンコ出社だけはなくならなくて何とかしたい」という企業は、この機会に電子契約サービス会社を利用してみてはいかがでしょうか。

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