物品売買契約書は電子契約できる？電子化の方法や無料テンプレートをご紹介！

物品売買契約は電子契約できる？

物品売買契約は、法律上書面での締結が義務付けられていないため、電子契約が可能です。電子契約により電子署名やタイムスタンプを活用することで、法的効力を担保しつつ、紙の契約書と同等の信頼性を確保することができます。

物品売買契約書を電子化するメリット

物品売買契約書を電子化することで、取引のスピード、コスト効率、安全性を大幅に向上させることができます。特に、契約内容が頻繁に変更される物品売買では、電子契約が取引を円滑に進める重要な手段となり、業務効率化に貢献します。

1. 契約締結までのスピードUP

物品売買では、迅速な契約締結が求められる場合が多くあります。電子契約なら、印刷や郵送の手間を省き、即時に契約を締結することが可能です。特に納期や在庫状況に左右される取引においては、大きな利点となります。

2. 契約変更への柔軟な対応

物品売買契約では、数量や納期、価格の変更が発生することが一般的です。紙の契約電子契約を利用すれば、契約内容の修正や更新が簡単に行えるため、取引の変更に迅速に対応できます。

3. 取引記録の効率的で分かりやすい管理

電子化することで、物品ごとの契約内容や支払い条件、引き渡し状況をクラウド上で一元管理できます。これにより、過去の契約をすぐに検索できるため、トラブル発生時や再契約時に役立ちます。また、進捗状況の確認も容易になり、複数の取引を効率的に管理できます。

4. コスト削減

電子契約では、印刷費や郵送費が不要になるだけでなく、紙の契約書で必要な収入印紙代も削減できます。頻繁に契約を締結する物品売買では、コスト削減効果が顕著です。また、紙の契約書を保管する物理的スペースが不要になるため、オフィス運営のコストの削減にも寄与します。

5. 取引の安全性向上

物品売買契約書には、取引条件や支払い期日など、大事な情報が含まれます。電子契約では、タイムスタンプやデータ暗号化、アクセス制限により契約書の改ざん防止と安全性を確保します。特に多額の取引や長期的な契約において、法的トラブルを未然に防ぐ効果があります。

6.物品売買契約書特有のメリット

在庫や納期など、契約内容をリアルタイムで共有できるため、スムーズな取引が可能となります。また、返品や欠陥対応の記録保持機能となるため、問題発生時の契約条件を迅速に確認でき、分割納品や分割支払いの場合でも、契約の進捗に合わせて書類を更新できる柔軟性もあります。

物品売買契約書に記載する項目

1. 基本的な記載項目

まずは、売買の条件を明確にするための必須項目を記載します。

• 目的物と数量: 何を、いつまでに、いくつ売買するのか。
• 代金と支払い方法: 金額、消費税の扱い、振込先、振込手数料の負担、支払期日。
• 引渡しと所有権の移転: どこで品物を受け渡し、どのタイミングで「自分のもの（所有権）」になるのか（通常は代金完済時か引渡し時）。
• 検収（チェック）: 届いた商品に不備がないか確認する期間と、不備があった場合の通知方法。
• 契約不適合責任（旧：瑕疵担保責任）: 届いた商品が壊れていた、あるいは種類や数量が違った場合に、修理・交換・返品・減額をいつまで請求できるか。
• 危険負担: 商品を届ける途中で（不可抗力などで）壊れた場合、どちらが責任を負うか。

2. トラブル防止のための重要項目

次に、後のトラブルを防止するための項目を記載します。

• 契約の解除: 相手が支払わなかったり、倒産したりした場合に契約を打ち切れる規定。
• 反社会的勢力の排除: 相手が反社ではないことを確約し、違反すれば即解除できる条項。
• 損害賠償: 義務を怠った場合に、どの範囲まで損害を賠償するか（上限設定など）。
• 合意管轄: 万が一裁判になった場合、どこの裁判所で行うか。

物品売買契約書を電子化する方法

物品売買契約書を電子化するには、契約書をPDF化し、電子契約に対応した文言に修正します（電子契約サービス選定後でもOK）。その後、電子署名やタイムスタンプを付与し、電子契約サービスを利用して契約を締結します。クラウドで管理すれば効率的です。

契約書の変更ポイント

●「書面による承諾」等の記載がある箇所の文言を変更
例：書面：書面による承諾が無い限り
電子契約：書面または双方が合意した電磁的措置による承諾が無い限り

●末尾文言（本契約の成立の証として、以降)を変更
例：書面：本書2通を作成し、各自記名押印の上、各1通ずつ保有する。
電子契約：本電子契約書ファイルを作成し、それぞれが電子署名を行う。
なお、本契約においては、電子データである本電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする。

●押印欄を削除（任意）
電子契約では、押印・捺印は不要となるため、電子契約サービスを使用する場合は、
契約相手の操作の負担になる可能性も考慮しできるだけ削除したほうが良いでしょう。
※これはあくまでも契約相手への考慮となるので、本来は押印・捺印が不要な電子契約でも、契約をした目印にしたい等の場合は削除せずとも問題ありません。

物品売買契約書の電子契約用 無料テンプレート

既に物品売買契約書の自社用のテンプレートをお持ちの方は、書類の内容を少し調整するだけで簡単に電子契約で使用できますので、当記事をお役立ていただければ幸いです。

これから物品売買契約書の作成をされる方もご安心下さい！
当サイトでは、電子契約用に調整した契約書テンプレートをご用意しておりますので、
ぜひこちらもご活用頂ければ幸いです。

※上記ファイルは、あくまでも電子契約用に調整した契約書のサンプルとなりますので、ご利用については弊社では責任を負いかねます。必ず専門家へご相談頂き、内容を自社用に変更・カスタマイズした上でご使用下さい。

電子契約サービスの選び方

物品売買契約書は電子契約できる書類なので、電子契約サービスを導入することで契約で発生するコストや手間の削減、業務効率改善が叶うかもしれません。
当サイトでは、ニーズ別に電子契約サービスをご紹介していますので、以下記事もぜひご参考下さい。