電子契約とは、インターネット上の契約書に電子署名を行うことで合意内容を証明する契約手法です。書面による契約では必要だった印刷・製本・捺印などの紙特有の作業から解放され、時間も大幅に短縮可能である点と、テレワーク下で出社せずに契約が可能である点で注目を集めています。

費用削減

書面での契約では印紙税・印刷用紙代・製本テープ代・インク代・送料など、様々なコストがかかりますが、電子契約では上記の費用は一切かかりません。さらに言えば契約担当者の人件費すら、削減することが可能です。

工数削減

印刷、製本、押印、郵送など、書面での契約では煩雑な業務が必須でした。一方で電子契約は契約書の送付や締結のすべてがオンライン上で完結するため、書面で発生する契約工数と比較して工数の削減が可能です。

具体例としては、中小企業や個人事業主向けの電子契約サービスを運営するクラウドコントラクトの調査によると、削減可能な工数は紙の契約書の約55％にも達するとされています。また、BtoBプラットフォーム契約書によると、500時間分もの工数削減を実現した企業もあるようです。

管理コスト削減

書面での契約では、締結後の契約書のために保管スペースを設ける必要がありましたが、電子契約ならオンライン上で契約書のデータを保管可能です。つまり保管スペースが不要になり、コスト削減に繋がります。また電子契約では契約書の検索も可能なので、過去の契約書探しに時間を取られる機会も激減するでしょう。

テレワークがしやすい

電子契約は完全にインターネット上で完結できるので、書面の契約で発生していた『ハンコ出社』などの契約業務のための出社が不要となります。テレワークを推進するなら電子契約は欠かせないでしょう。

サイバー攻撃のリスク

電子契約ではサーバーで契約書データを管理します。そのため、万が一サイバー攻撃にあった場合は契約書の改ざん、破壊、窃盗などのリスクが存在します。
破られにくいパスワードを設定したり、情報漏洩に注意したりして、サイバー攻撃のリスクを可能な限り低くする努力が必要です。

電子契約が不可の書類がある

法律上、電子契約できない書類もある点に注意が必要です。電子契約を検討する際は、自社で取り扱う契約書が電子化可能なのか確認が必要です。
現状では、以下の契約書は電子化できません。

ただし、不動産関連の契約書は2022年5月から電子化が解禁、特定商取引法の契約等書面は2023年5月から電子化が解禁される予定であり、電子化可能な書類はますます増えていく見通しです。

取引先の同意を取り付ける必要がある

取引先が主に書面での契約を行っている場合は、電子契約の利用に関して同意を得る必要があります。同意を取り付けやすくするために、取引先がITに弱い場合は操作が簡単なサービスを選んだり、相手方がアカウントを作成する必要がないサービスを選んだり、なるべく負担がかからないサービスを利用すると良いです。
一方で、自社のほうが立場が上の場合はリーダーシップを持って電子契約の導入を進める姿勢をとったほうが効果的です。

電子契約に対するよくある4つのニーズ別に、電子契約の選定ポイントをご紹介します。

費用を削減したい

月額費用のみで使えるサービスか確認しましょう。電子契約サービスの中には月額費用に加えて、契約を締結するごとに100〜200円程度の送信料が発生するものがあります。
徹底的にコストを削減するなら送信料が0円のサービスや、一定回数まで送信料が無料のサービスを選ぶと良いです。また使いたい機能が全て、追加料金0円で使えるか確認すると導入後に余計な費用がかかりません。

契約工数カット＆契約スピードUPしたい

契約書の一斉送信機能・テンプレート機能などの便利機能があるか確認しましょう(ただし、テンプレート機能に関しては、ローカル環境に保存しておく手もあるので優先度は少し低めです)。
また立会人型の電子契約ならメールで簡単に本人認証ができるので、さらに契約工数を削減可能です。

コンプライアンス強化したい

電子署名とタイムスタンプは当然のこと、二要素認証・通信の暗号化などのセキュリティがどれだけ充実しているかを確認しましょう。IDとパスワードによるログイン機能に加えて、権限管理機能で契約書にアクセスできる社員を制限すれば、内部の社員による情報漏洩も防止可能になります。

さらにセキュリティやコンプライアンスを強化する場合は、当事者型の電子契約の利用がおすすめです。第三者である認証局が本人確認を行うため、契約書の証拠力をより強化することができます。ただし、当事者型の電子契約は取引先にも費用が発生するほか、サービスの利用料が高額になるため、コストには注意が必要です。

承認フロー、社内稟議のシステム化したい

ワークフロー機能を備えているサービス、もしくは外部システムと連携させて、承認フロー・社内稟議をシステム化可能なサービスを検討しましょう。契約フローを可視化することで業務を効率化したり、社内稟議の起草から承認までをシステム上で完結できるようになります。