「電子契約=取引先との契約に使うもの」という認識はもったいない！
「いつ誰がどんな内容の約束をしたのかが証明できるから、紙の契約書の代わりになってハンコもいらない」という電子契約サービスの機能を活かせば、電子契約サービスを使って契約以外の業務を効率化させることも可能です。
この記事ではそんな電子契約の便利な活用アイデアをご紹介します。

電子契約はどこまで使える?使用できる契約書の種類

契約書といえば、ビジネス上、あるいは個人など2者以上の当事者の間で取引を行う際のルールを明文化したものです。双方の権利と義務が記載され、無用なトラブルを避けるためにも不可欠な存在です。契約書の意義は理解できますが、手間がかかり、堅苦しいイメージを持つ方も多いのではないでしょうか。

日本では「契約自由の原則」が基本的に認められています。契約は当事者の自由な意志に委ねられ、国は干渉しないものとされているからです。つまり契約締結の方法として書面に残すのはもちろん、実は口約束でも成立するほど自由度が高いものとなっています。いうまでもなく、電子契約でもOKです。

例外となるのが、公序良俗に反するものや、強行法規・強行規定（社会秩序にかかわるもの、社会的弱者、消費者を保護するためなど）です。上記表にあるように不動産取引と訪問販売などが該当します。つまり、それ以外の契約形態であれば、電子契約での締結が可能となります。取引先など社外はもちろん、雇用契約書や誓約書といった社内の契約にも積極的に活用できるのです。

【こんな使い道も!】電子契約の活用&効率化アイデア集

テレワークが浸透し、業務の効率化が進められる中、電子契約はさまざまなシーンで活用されています。アイデア次第では、社外の取引だけでなく多岐にわたる業務のぺーパレス化が実現できる可能性を秘めています。

1.雇用契約書と労働条件通知書も電子交付して採用を加速!

雇用契約手続きでも電子化が推進されています。例えば雇用側と労働者との間で、賃金や労働時間のような労働条件について取り交わす契約書に雇用契約書があります。雇用契約をスムーズに進める上で大切な契約の1つです。

口約束でも問題ないとされ、法律上は書面化する義務はありません。ただ、契約後の齟齬をなくす意味でも、書面を作成し契約を取り交わすのが一般的な監修となっています。雇用契約書そのものは、電子化が認められていました。

さらに雇用契約を結ぶ時に不可欠な書類に、労働条件通知書があります。労働者側に労働条件を明示する書類で、労働者保護の観点から書類での交付が義務付けられてきました。厚生労働省（厚労省）は、2019年4月、労働条件通知書の電子化を解禁しました。労働者が電子化を希望していれば、書面の交付は不要となりました。電子化によりスムーズな手続きが行えるようになったのです。

雇用契約の電子化により、あらかじめ書面を送付する必要もなく、押印も不要です。時間や場所を選ばず、スピーディーな契約が可能になりました。また変更履歴が残るので、改竄されるリスクも軽減できるのも大きなメリットです。締結後に印刷もできますから、紙として保存する方法も選べます。印刷代や郵送費も削減でき、採用効率をアップできる電子化を採用に取り入れない手はないでしょう。

2.業務委託契約書を電子化してスムーズに外注!

業務委託契約書にも電子化の導入が浸透しつつあります。業務委託契約書とは、フリーランスや個人事業主など第三者に業務を委託する場合に用いる契約書です。業務委託契約は委任契約と請負契約に分かれています。

委任契約と請負契約を明確に区分するのは難しいものです。一般的には請負契約は委任契約よりも業務を最後まで完成させる意味が大きい契約とみなされます。請負契約で契約書を作成する場合、印紙税法の2号文書もしくは7号文書に該当し、印紙税の課税対象となります。印紙を添付しなければなりません。

しかし、電子交付を利用すれば、請負契約でも印紙税の対象とはなりません。印紙購入や郵送の手間や費用の削減ができます。

フリーランスや個人事業主の外注先を採用も効率的に行え、採用後の発注管理や支払いなどの手間も大幅に軽減できます。雇用関連の契約と同様、変更履歴も残りますから、改竄の心配も少なくなります。電子契約導入は、万が一のトラブルを未然に防ぐ意味でも享受できるメリットは大きいといえるでしょう。

3.決裁書や稟議書も電子化して決裁を効率化!

社内の意志決定に欠かせない文書として決済書や稟議書があります。会議をするまでもない事項の場合、大きな意味を持つ文書ではありますが、紙を使うことで時間がかかるのも事実です。迅速な承認、決済を行うには決済書や稟議書にも電子契約サービスの利用をおすすめします。

紙の決裁書や稟議書を回付する際、たくさんの添付文書が必要になるケースもままあります。いちいち目を通すのが大変で時間がかかり、なおかつ紛失のリスクも考えられます。決裁書や稟議書に電子契約サービスを導入すれば、パソコンでもスマートフォンでも簡単に書類の確認ができます。

どこにいても書類が見られますから、テレワーク中でも確認が可能です。押印のためだけにわざわざ出社する必要もありません。「決済に不可欠な上司が捕まらない」という悩みも即時に解消にも役立ちます。電子化導入で意思決定が早くなり、ビジネスチャンスを逃さないためにも重要なポイントとなるはずです。

4.誓約書や社内契約の電子化でバックオフィスを効率化!

業務上知り得た情報を外部に持ち出されたり、不正に利用されたりすることは会社にとって大きなダメージをもたらします。こういったリスクを回避するため、従業員との間に機密保持契約(秘密保持契約)を交わさなければなりません。また業務によってはスマートフォン等のIT機器などを貸与する場合も出てきます。情報漏洩や私的利用などを防ぐために、誓約書を作成しておくと安心です。

社内でのシンプルな契約とはいえ、従業員それぞれと契約を交わすのは時間もかかり、煩雑な作業となりえます。こういった契約書についてもまとめて電子交付を導入しましょう。一斉送信が可能ですから、事務作業の手間が大幅に減らせます。加えて、押印忘れや記述ミスにも即時に対応可能です。授業員の誰が同意(署名)していないかもすぐに確認できますから、管理も簡単です。事務や管理業務を簡素化でき、バックオフィスの効率化や改善につなげられます。

【まとめ】取引先との契約以外にも積極的に活用を!

確かに「契約」という言葉には重みがあります。日本において契約とは、当事者の自由な意志に委ねられ、それぞれの裁量に任せられてきた経緯があります。そのため、私たちが考えているよりさらに電子契約を導入できる幅は広いのです。不動産や訪問販売といった一部の取引を除き、大半の契約で便利に使えます。

取引先と締結する契約以外にもその活用方法は多岐にわたります。また紙の書類を使っていた分野の電子化は、書類の持つ意味そのもの変えるわけではありません。書類の意味や役割はそのまま、ワークフローだけをシンプルにできるメリットは想像以上です。

紙の契約書よりも確認や締結もスピーディーに行え、手続き自体の手間を軽減できる電子契約はアイデア次第で使い方が広がります。電子契約を積極的に活用し、業務効率化を実現していきましょう！