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電子契約の導入方法
電子契約サービス選びで見るべきポイント
価格
多数の機能を搭載しているサービスほど高額ですが、すべてが必要な機能とは言い難く、個人事業主や中小企業の方だと使用しないような機能のほうが多いことも珍しくありません。
機能が少なくて安いサービスも十分な実用性があります。最低限必要な機能を揃えたら、後はコストを抑えることを優先しましょう。
タイムスタンプ機能
タイムスタンプ機能が無いサービスを使うと、契約相手がいつ契約書にサインしたのかがわからないため、契約書の持つ法的効力が大きく低下してしまいます。
必ずタイムスタンプ機能がついたサービスを選ぶようにしましょう。
アカウント数の上限
電子契約サービスには、1契約で使用できるユーザーの人数が決まっており、ユーザー数を増やす場合に追加料金が発生するものがあります。1人で運用する方以外は使用可能なユーザー数も重視しましょう。
少人数で使用する場合は、ユーザー数無制限のサービスを使うより追加料金を払ったほうが安くなる場合も。通常料金で全員が使用できるものを選ぶより、総額を計算して比較することが大切です。
一括送信機能
多くの取引先や従業員を抱える企業の場合、指定した相手に契約書を一括送信できる機能が非常に重要です。
電子契約サービスは、取引先への契約書の送付だけでなく従業員への誓約書などの送信などにも活用できるため、この機能があるとバックオフィス業務のさらなる効率化が期待できます。
外部連携機能
中堅企業以上で電子契約を導入する際は、現在導入している業務支援系のクラウドサービスや自社システムとの連携機能が必須です。こちらはクラウドサービスに対応しているものと、自社システムと連携できるようカスタマイズしてくれるものの2種類があります。
なお、連携機能は高額なので、個人事業主や中小企業の方には不向きです。