電子契約のメリット・デメリット

電子契約のメリット

経費の削減、業務の効率化などメリットが多数得られる電子契約。これから導入を検討されているご担当者のために、これらのメリットについて具体的に解説いたします。

メリット1印紙税、郵送料などのコストを削減!

紙の契約書を締結する際には、印紙税がかかります。たとえば、「3千万円を超え5千万円以下は1万円」など、契約金額が大きくなればなるほど印紙税も増えていき、その他にも郵送代がかかります。

取引先が多い企業の場合、相当なコストがかかっているはずですが、電子契約にすれば、印紙税も郵送代も不要となるため、これらのコストを大幅に削減することができます。

メリット2業務の効率化が実現!

紙の契約の場合、契約書作成から締結まで、そして契約締結後にも複数の細かい作業が必要であり業務フローが煩雑でした。しかし、電子契約にした場合、これら全ての作業をパソコンで完結させることができるため、楽に、そしてスムーズな流れで業務を行うことが可能となります。

削減できる作業例

契約前

契約書を作成するためのデータ入力、製本、社内ルールに基づく押印、印紙の購入・添付、郵送の準備・送付など。

契約締結後

契約書のファイリング、保管、保管場所の整理、閲覧作業など。

作成、締結から保管・管理に至るまでの面倒な作業を簡略化できるので、作業スピードがアップし人件費の削減にもつながります。

メリット3保管スペースが不要に!

紙の契約書の場合、それらを保管しておくスペースが必要でした。しかし、電子契約の場合、自社のサーバー内、もしくは電子契約サービス会社を活用した場合は社外の安全なデータセンターなどに保管することができるため、これまで契約書の保管スペースとして使用されていた場所を別の目的で使用することができます。

メリット4契約書の改ざんを防ぐことでコンプライアンスを徹底強化!

紙の契約書の場合、誰かが悪意を持って書面の内容を改ざん、偽造した場合、その事実を証明するためには多くの時間、労力、そして費用がかかります。

しかし、電子契約の場合は、万が一、誰かが改ざんしようとしたとしても、その事実が記録として残ります。また、その電子署名が本人のものであること、誰にも改ざんされていないことを証明することも可能。そもそも、システム上、権限を与えられた人しか署名をすることができない仕組みになっているため安心です。

このように、契約書の不正を防止する処置・対策をしっかりと取ることで、コンプライアンスの強化が実現できます。

電子契約のデメリットと導入への課題点

電子契約にもデメリットがあるのは事実。その内容を把握・理解した上で自社の課題点を明確にして取り組むことが大切です。

課題1サービス提供会社によっては取引先に電子契約サービスへの加入を依頼する必要がある。

電子契約を実現するためには、利用する認定事業者、もしくは電子契約サービス会社のルールに基づき、契約を結ぶ相手である取引先にも電子契約サービスへの加入をお願いする必要があります。

認定事業者を利用する場合は、印鑑証明書、登記簿謄本などの公的証明書類の提出が必要であり、電子契約サービス会社を利用する際にはアカウントの登録が必要。また、事業者などによっては加入時・サービス利用時に費用が発生します。

課題2認定事業者を利用する場合は電子証明書を取得しなければならない。

認定事業者を使って電子署名を行う場合は、身分証明書ともいえる電子証明書を取得する必要があります。会社の従業員など個人のものが必要なため、申請する際には申請者本人から同意を得た上で手続きを行う必要があります。電子契約サービス会社独自のサービスを利用する場合は、簡単、スムーズに契約を締結することができます。

課題3税務調査に備えて電子帳簿保存法による運用が必要。

電子契約の運用に関しては、電子帳簿保存法による定めがあり、規定に基づく運用管理体制で保存法を整備しておく必要があります。

具体的には、保存場所、保存期間、真実性要件(タイムスタンプ、もしくは「正当な理由のない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の制定、及び当該規定に沿った運用」のいずれか)、検索機能、説明書の備え付けに関する細かい取り決めに従い、運用します。

ご紹介したように、電子契約にはデメリットがありますが、オンラインショッピング、コンビニエンスストア、百貨店、不動産業者など導入したことで営業的にも多くの成功をおさめた企業は豊富。課題点を解決することで多くのメリットを手に入れ、成功をおさめています。

※ただし、ごく一部の契約類型については、業法において書面で契約することが定められています。

  • 定期建物賃貸契約(借地借家法38条1項)
  • 投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)など

電子契約を導入することで、自社にどのようなメリットが得られるのか、他社の活用事例を参考にされることでも不安は解消されることでしょう。

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