【中小企業・個人事業主向け】eformsignの完全ガイド

この記事のポイント

• eformsignの基本機能と3つの大きな特徴
  そもそもどんなサービスなのか、何ができるのかを分かりやすく整理します。柔軟なワークフロー設定や手書きサインの対応など、eformsignならではの独自の強みを徹底解説します。
• 導入前に要チェック！知っておくべきメリットとデメリット
  お客様サポートの充実さや利便性の高さといった魅力はもちろん、コストの注意点や見落としがちなオプション料金の盲点までお伝えします。
• 他社比較と「最適なサービス選びのヒント」で見極め
  eformsignの強みと弱みを踏まえた上で、自社の運用スタイルに本当にマッチしているのか、他社サービスと比較しながら失敗しない見極め方のポイントをご紹介します。

電子契約サービスeformsignとは？

日本フォーシーエス株式会社が提供する「eformsign」は、多彩な機能を備えたクラウド型の電子契約・電子文書サービスです。最大の魅力は、使いたい分だけ都度購入できる「チャージ型」プランが用意されていることです。初期費用や無駄な固定費を気にせず、まずは小規模から手軽に電子契約を導入したい企業に最適です。

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eformsignの特徴3選

実際の業務において、eformsignはどのように活躍してくれるのでしょうか。

ここでは、大切なデータを守る「セキュリティ管理」、誰でも迷わず使える「作成フローの簡単さ」、そしてなりすましを防ぐ「強固な本人確認」という3つの特徴を詳しくご紹介します。

暗号化によるセキュリティ管理

1つ目は、暗号化によるセキュリティ管理を行っている点です。

eformsignは、米国国家安全保障局の1級機密にも承認されている高度な暗号化標準「AES-256」に準拠しています。最も強力なブロック暗号の一つであるこの方式は、データを保存する前に自動で暗号化し、アクセスやダウンロード時にのみ復号化します。さらに、暗号化されていないデータの保存を自動で拒否する仕組みも徹底しています。高度なセキュリティで企業の重要な契約ファイルを強固に守ります。

初心者にも分かりやすい文書作成

2つ目は、電子契約を初めて使う方でも文書作成がしやすい点です。

テキストボックスや署名欄、印鑑などの入力項目を、マウスのドラッグ＆ドロップで配置したい場所へ置くだけで、電子文書を作成することが可能です。難しいプログラミングやシステム開発の知識は一切不要で、誰でも直感的に高機能な電子文書を作成できます。

また「Microsoftofficeアドイン」という機能を使えば、現在業務で使用しているExcelやWord、PowerPointのファイルを、そのままシステムにアップロードして活用できます。特にExcelの数式や関数がそのまま連動して動くのが嬉しいポイントです。

強固な本人確認でなりすまし防止

「eformsign」は、書類の改ざんやなりすましを防ぐ、厳格な本人確認機能を搭載しています。二段階認証を活用して本人性を強固に証明することで、電子サインの法的効力を大幅に向上させます。認証方法は、企業のセキュリティポリシーや取引先にあわせて以下の2種類から柔軟に選択できます。

▼SMS/メールアドレス認証
署名者のSMSまたはメールアドレスに認証番号を送信します。受信者がその認証番号を入力することで、安全に文書の閲覧・署名が可能になります。

▼アクセスコード認証
署名依頼者が事前に固有のアクセスコードを設定します。受信者はそのコードを入力することで文書にアクセスできます。

これらの強固な認証により、なりすましリスクを排除し、安全な電子契約を実現します。

eformsign料金形態

引用元：eformsign｜料金プラン

eformsignの料金形態は「サブスクリプション型」と「チャージ型」の2つのプランが用意されています。

電子契約の導入でネックになりがちな月額の固定費を抑えたい企業におすすめなのが「チャージ型」です。多くのサービスが定額のサブスク型のみを採用するなか、チャージ型は1件単位から必要な分だけ都度購入して利用できるのが特徴です。使わない月の維持費は0円なので、無駄なコストを徹底的に排除できます。

そのため、契約の発生が不定期でコストを最小限に抑えたい個人事業主・フリーランスの方や、まずは費用対効果を見極めながら段階的に社内導入を進めたい中小企業に最適です。なお、年間3,000件以上の大量利用を検討される場合は別途お得な見積もりも可能です。

eformsignを選ぶメリット・デメリット

電子契約をスムーズに始めるには、自社の契約件数や必要な機能を整理しておくことが大切です。ここでは、eformsignが自社にぴったりかを見極めるために、知っておきたいメリットとデメリットをまとめました。

メリット

eformsignには、現場の作業効率を高めるための実用的なメリットが数多く詰まっています。導入した企業が「もっと早く変えればよかった」と実感する、具体的なメリットや嬉しい効果を詳しく解説します。

文書の処理ステップを自社用にカスタマイズできる

「電子契約を導入すると、社内の決まりごとが変わって大変そう……」という心配は要りません。
これまで使ってきた回覧や決裁の流れをそのまま画面上で再現できるため、社内のルールを大きく変えることなく、無理なくスムーズに切り替えられます。

システム内でメンバーやグループを細かく登録し、それぞれに適切な権限を設定できるため、従来の承認ルートを忠実に再現可能です。さらに、部署や業務内容ごとに書類を仕分けられる「共有文書トレイ」や、設定した条件で書類が自動共有される「自動共有ルール」を活用すれば、文書管理の安全性と効率もアップします。

自社のルールにシステムを合わせられるため、現場の混乱を最小限に抑え、安全かつスピーディーな電子化が実現します。

文書のセキュリティ体制が厳重で安全

文書のセキュリティ体制が厳重で安全である点もメリットです。
社内でのセキュリティ管理やデータ暗号化を行っているため、重要な契約書や社内文書の紛失、外部への流出リスクを極限まで抑えることができます。

さらに、eformsignはサイバー攻撃を防ぐリアルタイム監視だけでなく、万が一の内部不正にも対応できる強力な追跡機能を搭載しています。

「誰が・いつ・どこから」アクセスし署名したのかを示すIPアドレスやブラウザ情報を記録することが可能です。さらに、Android及びiOSのタッチペンで手書きの署名を作成した場合は、「筆圧や画数」まで記録します。

この高い証跡能力が不正の抑止力となり、紙のキャビネット管理よりも安全な、コンプライアンスを遵守した確実な文書運用を社内に定着させることが可能です。

チャットやミーティングによるお客様サポートが充実

またeformsignは、お客様サポートが充実している点も強みです。

サポートが充実していると、「操作ミスで契約書を誤送信してしまった」「取引先から使用方法を聞かれた」といった万が一のトラブルの際も、迅速なサポート体制で取引先からの信頼を守ることができます。

具体的な窓口としては、気軽に問い合わせができるオンラインチャットをはじめ、複雑な内容にもスムーズに対応してもらえるオンラインミーティングにまで対応しています。

電子契約システムを初めて導入する企業はもちろん、ITツールの操作に不安がある取引先が多い場合でも、これなら安心して運用をスタートさせることが可能です。

デメリット

eformsignは多くのメリットがありますが、一方でデメリットといえる部分も存在します。導入後に「自社の運用に合わなかった」というような後悔を避けるために、検討段階で必ず押さえておくべきデメリットを確認しておきましょう。

契約件数が多くなると費用が高くなる

使った分だけ支払う「従量課金」に似た料金システムは、一見無駄がありません。しかし、契約件数が多くなる場合には、定額制のサービスの方が安くなる可能性があります。

1件ごとの送信料が積み重なるシステムでは、契約数が増えれば増えるほど、毎月の基本コストが膨らんでしまいます。

「毎月の契約件数が多く全体の費用をできるだけ低く抑えたい」という企業の場合、契約数によっては定額制の他社サービスを選択した方が、結果的にトータルコストを安く抑えられる可能性があります。

タイムスタンプやSMS通知に追加費用がかかる

電子契約では、メールの代わりに手軽なSMSで確認・記入依頼を送る機能や、契約の信頼性を担保するタイムスタンプ機能が重宝されます。特にタイムスタンプは、第三者機関を通して付与されるため非常に高い法的証拠力を持ちます。

しかし、eformsignではこれらが基本料金に含まれておらず、利用するたびに1件単位で追加費用が発生する「有料オプション」扱いとなっています。

そのため、「すべての契約書にタイムスタンプを付与したい」「本人確認のためにSMS認証を必須にしたい」といった高度なセキュリティ運用を標準化したい企業にとっては、想定外の追加コストとなりやすいため注意が必要です。

こんな悩みをもつ企業におすすめ

電子契約サービスは数多くありますが、それぞれの強みによって最適な企業は異なります。eformsignは、その高い柔軟性と使い慣れた操作性から、特に「これまでの社内ルールや書類の形を崩さずに電子化したい」という企業に高い効果を発揮するでしょう。

ここでは、具体的にどのような課題を抱える企業に適しているのか、おすすめの導入場面をご紹介します。

契約書や社内文書の管理・運用方法を見直したい

「現在の書類管理では紛失や流出が不安」「社内のセキュリティ体制を底上げしたい」という悩みを持つ場合には、eformsignが最適です。

「誰がいつ何をしたか」が完全に把握できるため、社内全体のガバナンス強化と、ペーパーレス化による安全な運用を見直すことができます。具体的には、下記のように文書の管理・運用を支える3つの機能を備えています。

▼文書の真正性確認
作成時の「ハッシュ値」を照合し、文書が偽造・変造されていないかを一目で確認できます。

▼強力な監査証跡証明書
誰が・いつ・どのIPアドレスや端末から署名したかなど、詳細な行動履歴を記録し、高い証跡力を担保します。

▼状態・履歴のリアルタイム把握
全文書の進捗や、通知の送信・ファイルのダウンロード履歴まで全て可視化します。

自社独自のフォーマットを作成・使用したい

「利便性を高めたフォーマットにこだわりたい」「自社独自の複雑な契約書や申請書をそのまま電子化したい」という場合にもおすすめです。
eformsignなら、社内で使い慣れた既存の書類をベースに、理想の電子フォーマットを簡単に構築できます。

一度作成した文書はテンプレートとして保存できるため、毎回新しく作り直す必要はなく、いつでもすぐに文書作成が可能です。さらに、専用の「書式開発ツール」を使用すれば、ユーザーの入力内容に合わせてリアルタイムで項目やデザインが動的に変化する、高度な書式まで作成できます。

この柔軟性の高さは、独自の運用ルールや複雑な帳票が多い中小企業のペーパーレス化はもちろん、定型業務を徹底的に効率化して本業に集中したい個人事業主の強力な味方になります。

使用したい機能により、他社が向いていることも

eformsignは高機能な反面、使いたい機能の組み合わせによっては、追加のオプション料金が発生する場合もあります。そのため、求める機能がシンプルで予算を抑えたいなら、最初からオプション料がかからない他社サービスの方が向いているケースもあります。

サービスのネームバリューや多機能さだけに囚われず、自社に必要な機能とコストのバランスをじっくり見極めた上で、最適なシステムを選ぶことが大切です。

他のおすすめ電子契約サービスはこちら

▼【個人事業主向け】月10件までの契約におすすめの電子契約サービス

ご紹介した3社は、「月10件までの契約締結を行う個人事業主様」におすすめのサービスです。
コストパフォーマンス重視の「チャージ型」や、特定の機能に強みを持つものなど、それぞれに独自のメリットがあります。ご自身のビジネススタイルや、取引先とのやり取りの頻度に合わせて、最もストレスなく使えるサービスを見極めましょう。

▼【中小企業向け】月50件程の契約におすすめの電子契約サービス

上記3社は、「月50件程の契約締結を行う中小企業様」におすすめのサービスです。いずれも社内への取り入れが手軽で、すぐに使い始められるのが強みです。特に「クラウドコントラクト」は、書面1通あたりの費用が約79円と、徹底した低価格を実現しています。

人手や予算が限られる個人事業主や中小企業でも、負担なく導入でき、長く使い続けられるのが大きな魅力です。

eformsignに関するよくあるご質問

Q.文書流出が不安です。本当に大丈夫でしょうか。

A. はい、ご安心ください。eformsignは独自のセキュリティ体制を敷いています。

暗号化された安全なサーバー構築はもちろん、リアルタイムでの監視と定期的なバックアップにより、データの消失やサイバー攻撃を未然にブロックしています。

さらに、書類を開く手前で「携帯本人認証」「電子メール認証」「固有のパスワード設定」といった多層的な追加認証をかけられるため、部外者のアクセスを徹底的に排除します。

Q.複数の人からまとめてサインはもらえますか？

A. はい、可能となります。

複数人に一斉に書類が届き、順番を気にせず並行して署名できる「同時送信機能」を使えば、全員のサインが揃うまでのタイムロスを削減できます。
さらに、1つの書類の空欄をみんなで埋めながら仕上げる「共同作成」や、1台のタブレットを使ってその場で複数人からサインをもらう「対面署名」にも対応しています。用途に合わせて柔軟な運用が可能です。

Q.署名を保存して自動入力することはできますか？

A. はい、署名を保存して、次回から自動で入力することが可能です。

具体的には以下のような運用が可能です。

▼マイサイン・マイ印鑑の登録
自分の手書きサインや、会社の角印・代表者印の画像をあらかじめアカウントに保存しておけます。

▼次回からはクリックのみ
2回目以降の署名時は、画面上で登録済みのサインを選ぶだけで、サイズ調整や位置合わせをすることなく、自動で綺麗に入力されます。毎回スマホやタブレットの画面に指でサラサラとサインを描き直す必要はありません。

もちろん、セキュリティ面でも本人のアカウントからしかその署名は使えないよう厳格に管理されているため、他人に勝手にサインを使われる心配もなく安心です。
よく契約書を交わす方には特に重宝されている便利な時短機能です！

Q.文書を作成するときにファイルを添付することはできますか？

A. はい、eformsignでは、文書を作成・送信する際にファイルを添付することが可能です。

eformsignにはファイル添付用の項目が用意されています。これを利用することで、以下のような運用が簡単に行えます。

▼作成者（送信側）がファイルを添えて送る
契約書や申請書を送る際、補足資料を一緒に添付して相手に届けることができます。

▼受信者（相手側）にファイルをアップロードしてもらう
例えば、入社手続きの際に新入社員へ「身分証明書のコピー」や「マイナンバーカードの画像」の添付を必須にしたり、取引先に「履歴事項全部証明書」をアップロードしてもらうといった使い方ができます。

添付されたファイルは、メインとなる電子契約書と一緒にクラウド上に保管・管理されるため、バラバラになる心配もありません。

Q.文書を作成したときの、料金発生はいつ？

A. システム上、文書を作成し送信ボタンを押した段階で1件消費したとみなされます。

仮に文書を誤って送信し後から無効化しても、消費された件数は変わりません。
送信前には内容に誤りがないか、チェックを忘れずに行うようにしましょう。

まとめ：自社に合った電子契約サービスを見つけよう

本記事では、eformsignの特徴や現場での導入メリット、強固なセキュリティ体制について詳しく解説しました。

電子契約サービスを選ぶ際は、自社が求める機能やコスト、運用のしやすさと照らし合わせ、最適なものを見極めることが成功への近道です。

当サイトでは、他にも人気の電子契約サービスを徹底比較した記事を多数公開しています。ぜひそちらも参考にしながら、自社にぴったりなシステムを見つけてみてください！