「脱ハンコ」が求められる社会

2020年のコロナ禍は人々の生活にさまざまな変化をもたらしています。ビジネスの現場でもテレワークやWEB会議などの新しいスタイルが急速に拡がりました。「脱ハンコ」という動きも出てきています。

アドビシステムが2020年3月に公表した調査では、約6割の人がテレワーク期間中であっても紙書類の確認や押印のためにやむなく出社したという経験があるという結果を発表したと日経新聞が報じています。テレワークを導入したのにも関わらず、ハンコを押すためだけに出社しなければいけない。同様のケースが他のメディアでも盛んに報じられ、効率の悪さや感染リスクの増大が指摘されてきました。

国内最大級のインターネット関連事業会社であるGMOインターネットは同年4月17日にグループ会社内での印鑑手続きの完全廃止を決定しました。

安倍晋三首相は4月22日に行われた政府のIT総合戦略本部の会合で「民間の経済活動で紙や押印を前提とした業務慣行を改めるよう、全面的に点検してほしい」と閣僚に指示しました。国を挙げて紙やハンコに頼ったワークフローの見直しというフェーズに突入していると言えます。

脱ハンコの動きは紙文化やハンコ文化が色濃く残る役所にも裾野を拡げています。河野太郎防衛大臣は4月27日から防衛相内の政務三役や幕僚長の内部決済を電子決済にすることを決定しました。

東証一部上場企業や官公庁に拡がる脱ハンコ。これから国内全体に拡大していくのは必至です。

「脱ハンコ」の2つの役割

そもそも、ハンコには「社内決済」と「社外決済」という2つの役割があります。社内では了承印や承諾印として使われるケースが多いです。一方、社外に対しては契印として使われるケースが考えられます。

社内、社外で「脱ハンコ」のメリットや使うべきツール、導入の方法も若干異なります。まずは社内でハンコを使う機会を減らしたいのか？それとも、社外に対してハンコを使う機会を減らしたいのか？考えてみましょう。

電子契約を取り入れたほうがいいケース

特に以下のようなケースに当てはまっていたら、脱ハンコを検討してみてください。業務効率の改善やコスト削減など、効果が目に見えて実感できるでしょう。

1:社内編

まずは社内でのハンコにまつわる悩みを見ていきましょう。

ケース１「遠くまで承諾のハンコをもらいに行かなくてはいけない！」

支店や営業所、工場など、拠点が複数の地域に散在している場合はハンコをもらうのも一苦労です。書類を郵送する、担当者が出張するなどしなければいけません。ハンコ一つもらうのに郵送でやりとりして一週間以上かかる、新幹線で出張して交通費が何万円もかかるというケースも少なくありません。

了承印がもらえないがために業務がストップしてしまい、その結果納品が期限までに間に合わないというリスクも孕んでいます。

ケース２「承諾書が社内に山積みになっている！」

日頃忙しいとなかなか書類の整理整頓まで手が回らないものです。気づいたら過去の承諾書が山積みになってしまっているという方も少なくないかと思います。目的の承諾書を山積みになった書類から探し出すのは大変。探している間は業務が滞ってしまいます

1回だけならまだしも、これが何度も続くとかなりのロスとなります。承諾書の確認のたびに業務をストップしなければいけません。また、大切な書類を紛失するリスクも考えられます。

そんな企業には、電子印のサービスがおすすめ

社内での決済で認印や契約印、実印などを使用するシーンが多い企業には電子印のサービスがおすすめ。画像添付やメール認証、電子証明書を使って、拠点間であってもスピーディーに決済をすることができます。セキュリティー性能も高く、紙をやりとりすることはないので整理整頓をする手間もかかりません。

特に当サイトがおすすめするのは前述のGMOがリリースしている電子印鑑「Agree」。導入者数国内No.1という圧倒的な実績があります。特に社内決済を行う機会が多い大企業にはおすすめです。

ただし、人数や部署数が少ない中小企業だとかえって導入時にコストや時間がかかり、十分な費用対効果が実感できない場合も考えられるので、注意が必要です。決済印を押す機会が少ないのであれば、ムリに導入する必要はないかもしれません。

2:社外編

続いて、社外向けで押印の機会が多いケースについて考えてみましょう。

ケース１「印紙のコストを抑えたい！」

契約を締結する際には印紙税が必要となります。収入印紙を購入して契約書に貼り付けることで納付する税金です。税額は契約金額によって異なり、1万円以上10万円以下は200円、10万円を超え50万円以下は400円です。国税庁のホームページに掲載されているので、興味がありましたらご覧ください。

契約書を交わすたびに印紙税を支払わなければならないので、その負担は馬鹿になりません。

ケース２「契約書を紛失してしまった！！」

紙の契約書はどうしても紛失のリスクが伴います。特に前述のように書類が山積みになっていると誤って大切な契約書を捨ててしまったり、他の書類に紛れてしまって見つからなかったりといったケースが多くなるのです。仮に整理整頓をしていても、ファイリングミスなどは起こりえます。

大切な契約書を紛失してしまえば、「だらしない会社」「書類もまともに管理できない会社」と思われ、取引先からの信頼が失墜します。事実、契約書を紛失したことで契約破棄になってしまった事例も数多くあります。

そんな企業には、電子契約のサービスがおすすめ

社外と契約書を交わすケースが多い、押印をする機会が多い会社には電子契約がおすすめ。オンライン上で契約を締結するので、紙の契約書を交わす必要も、ハンコを押す必要もありません。

電子契約を導入すれば、先ほどご説明した印紙税はもちろん、契約書を入れる封筒代、郵送時に必要となる切手代、契約書の作成や郵便局への持ち込み、客先への持参、管理などにかかる人件費を削減することが可能。かなりのコストダウン効果が期待できます。

また、電子契約は保存管理が簡単で、必要なときに検索してすぐに閲覧することができます。もちろん、紛失などの心配もありません。

契約書を作成する機会が多い大企業なら「クラウドサイン」がおすすめ。電子契約を使っている企業の8割が導入しています。中小企業であれば比較的導入コストが安価な「クラウドコントラクト」がおすすめ。

クラウドコントラクトは中小企業やベンチャー企業、個人事業主に特化したシステムであり、きめ細かいフォロー体制で使いやすくなっています。無料トライアルも可能です。

まとめ

電子印や電子契約を取り入れることで、印紙代や紙代、人件費などのコストを大幅に削減することが可能です。わざわざハンコを押しに出社する、書類の山のなかから必要なものを探し出すといった手間もかからず、業務の効率化を図ることができます。特に大企業におすすめです。

中小企業であれば電子契約が良いかもしれません。ワークフローが効率化でき、電子印と同様、印紙代や封筒代、切手代、人件費などのコストを節約することができます。

今回のコロナ禍に加え、ペーパーレス化や働き方改革が進んでいるなか、今後「脱ハンコ」が進むことは間違いありません。近い将来、ハンコや紙の承諾書や契約書が「時代遅れ」になるでしょう。

貴社でも「脱ハンコ」「ペーパーレス化」を推進してみませんか？