2025年06月17日2025年06月18日
契約書の作成、署名、保管、管理など、契約に契約にまつわるプロセスをすべてオンライン上で行うクラウド契約では、すべての手続きをオンラインで完結できるのでコストや時間を節約できます。紙の契約をクラウド契約に変えることで、契約履歴や変更履歴を記録できるようになるほか、セキュリティの強化にもつながるなど、さまざまなメリットを得られますが、いくつか注意点も存在しますまつわるプロセスをオンライン上で行なえるクラウド契約は、すべての手続きをオンラインで完結できるのでコストや時間を節約できるようになります。紙の契約をクラウド契約に変えることで、契約履歴や変更履歴を記録できるようになり、セキュリティの強化にもつながるなど、さまざまなメリットを得られますが、いくつか注意点も存在します。
インターネット環境があればどこからでも利用できるクラウド契約は、テレワークが普及し働く場所を問わない現代の働き方に適した契約方法といえます。本記事では、クラウド契約のメリット・デメリットや注意点などを紹介していきます。
クラウド契約とは
契約書の作成から署名、保管、管理まで、契約にまつわるプロセスをすべてオンライン上で行うことをクラウド契約と呼んでいます。
クラウド契約では、すべての手続きをオンラインで完結できるので、契約書の紙への印刷や郵送といった手間を省くことによりコストや時間を節約できます。
また、紙の契約書からクラウド契約に変えることで、契約履歴や変更履歴を記録できるようになりますので、セキュリティの強化にもつながります。
クラウド契約と電子契約の違い
| クラウド契約 | 電子契約 | |
|---|---|---|
| 定義・範囲 | 電子契約のうち、契約書の作成、締結、保管、管理など、契約に必要なプロセスをオンライン上で完結できる包括的なシステムやサービス | 電子委任状法2条2項で定義された、契約書の電子化や電子署名による契約締結の概念 |
| 主な機能 | 契約書の作成、契約に関するワークフロー自動化、検索や管理、クラウドストレージなど、契約をすべてオンライン上で行うことができる機能 ※サービスにより異なる |
契約書の送信・締結、電子署名・タイムスタンプの付与、電子証明書など電子契約に必須の機能 ※サービスにより異なる |
電子契約は、クラウド契約と混同しやすいのですが、従来の紙の契約書ではなく、契約書そのものを電子的に作成してデジタル署名や電子署名などのIT技術で記録し、契約を締結する契約の方法を電子契約と呼んでいます。
クラウド契約も広義では電子契約に含まれますが、手段としてオンライン上で契約書を作成し、契約書の作成、締結、保管、管理など、契約に必要なプロセスをオンライン上で一元管理できるクラウドベースの包括的なシステムやサービスのことをクラウド契約と言います。
クラウド契約の効果と注意点
| 効果 | 注意点 |
|---|---|
| ・業務を効率化できる ・コストの削減が可能 ・環境への負担の削減 |
・法律で紙での管理が義務付けられている契約書もある ・セキュリティ対策を講じる必要がある |
契約書に関する業務を効率化してくれるクラウド契約は、紙の契約と比べ、いくつものメリットはありますが、利用する際に気を付けなければいけない注意点もあります。
クラウド契約の効果
クラウド契約は紙を使わずに締結し作成、送付ができるために、業務の効率化やコスト削減、環境への負担軽減といった多くのメリットを享受します。
業務を効率化できる
紙の契約書の場合には、契約書の確認から印刷、製本、郵送、保管といった多くの作業工数をかける必要があります。
その点、クラウド契約はデジタル書面ですので、契約書の確認から署名、締結、相手への送付、その後の管理までをすべてオンライン上で行うことができ、契約書の検索や閲覧も素早くなるため、管理もしやすくなります。作業時間も大幅に短縮できますので、契約書に関する業務を効率化できるのです。
コストの削減が可能
紙の契約書の場合、契約書の印刷費や郵送費が必要となるほか、印紙代も必要です。そのほか、これらの作業を行う従業員の人件費が必要になり、契約書の原本を相手方へ持参する場合には交通費もかかります。また、紙の契約書は法人の場合、7年間は保存しておく必要があるため、その保管スペースにかかる費用も必要です。
その点、クラウド契約であれば、これらのコストは必要ありません。
環境への負担の削減
クラウド契約で契約書をデジタル化することにより、紙の消費量をゼロにできます。また、紙の契約書に必要となる印刷や郵送に伴うエネルギー消費を大幅に抑えることもできます。
クラウド契約はこのようにペーパーレス化を進めることができるため、環境負荷の軽減にも貢献します。企業の環境意識を高める取り組みにもつながりますので、対外的な企業イメージの向上にもつながってきます。
クラウド契約の注意点
さまざまなメリットを持つクラウド契約ですが、いくつか注意点もあります。その注意点をよく理解しながら対策を行うことにより、クラウド契約を効果的に導入できるようになります。
法律により紙での契約が必要な場合がある
現在、多くの文書で電子化が認められていますが、以下のように法律によって電子化が認められていない文書もあります。
- 任意後見契約書
- 事業用定期借地権設定契約書
- 農地貸借契約書
これらの契約書は法律上、紙で作成しないと認められませんので、すべて文書が電子化できる訳ではないことを覚えて憶えておきましょう。
セキュリティ対策が必要
クラウド契約はインターネット上のクラウド空間で契約情報を扱いますので、セキュリティに対する懸念も伴います。とくに、サイバー攻撃などにより契約書の情報が漏洩してしまうと、その企業の信頼性にも影響を与えることになります。また、契約書のすべてをオンライン上で締結していた場合には不正やなりすましの危険性もあります。
クラウド契約にあたっては、二要素認証や暗号化通信、タイムスタンプ機能などといったセキュリティ対策を導入することにより、このようなリスクを軽減するようにしましょう。
クラウド契約に必要な機能とは
クラウド契約は、タイムスタンプや電子署名の付与機能などのほか、クラウド契約の特徴ともなるオンライン上で契約書を一元管理するためのワークフロー機能が備えられています。
タイムスタンプ機能
タイムスタンプとは、第三者機関により、その電子文書が改ざんされていない原本であることを証明してくれる技術のことです。
このタイムスタンプは、時計に対して時刻監査を行っている時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）が発行しています。発行後の変更や書類の有無を隠すことができないため、電子文書にタイムスタンプが付与されることで、付与された時刻に書類が存在し、付与時刻以降は書類が変更されていないと証明されるようになり、文書の信頼性が客観的に保証されます。
電子契約において、その契約書を客観的に安全性と信頼性を高め完全性を確保するために用いられるのがタイムスタンプなのです。
【タイムスタンプが気になる方はこちら】
タイムスタンプとは？タイムスタンプの必要性やメリット、電子署名との関係を解説
電子署名機能
電子署名とは、契約書の本人性や非改ざん性の証明のための機能です。
この電子署名には「当事者型」と「立会人型（事業者署名型）」という2種類の方式があります。
「当事者型」は、契約を行う当人同士が機器や認証用のICチップ入りカードなどを準備し、事業者の助けを借りずに電子署名を付与します。厳格な本人確認があるために本人性の信頼が高く高水準の法的証拠力を持っています。
また「立会人型（事業者署名型）」は、契約を締結する当人ではない第三者（電子契約サービス・クラウド契約サービスの提供会社など）が、当人の指示に基づき電子署名を付与します。ログインやメール認証などで本人確認を行うため、電子証明書取得の手間や費用がかからず、手軽に利用できます。
ただどちらの方式にせよ、電子署名法に基づいた法的有効性が認められています。
【電子署名が気になる方はこちら】
【図解】電子署名とは？電子契約で効力を持つ仕組みをわかりやすく解説
ワークフロー機能
契約書の作成から送信、締結、管理までの契約プロセスを自動化してくれるのがワークフロー機能です。この機能によって、契約関連のタスクが正しい順序で迅速かつ効率的に実行できるようになり、関係者全員の署名や承認作業などをスムーズに進めることができます。
具体的なワークフロー機能はサービスにより異なりますが、クラウド契約には契約書をオンライン上で一元管理するためのさまざまなワークフロー機能が備わっています。
クラウド契約を導入すべき企業の特徴
クラウド契約は、以下のような企業への導入をおすすめします。
- 契約書が多く管理や手続きが煩雑な企業
- リモートワークをする社員が多い企業
- 複数拠点で業務を行う企業
- セキュリティやコンプライアンスを重視している企業
これらの企業でクラウド契約を導入することにより、業務効率化やコスト削減、場所を問わない柔軟な働き方、そして安全な契約管理が実現できます。
よくある質問
クラウド契約に関して、よくある質問とその答えを以下に記載します。
Q.クラウド契約と電子契約の違いは？
A.電子契約とは、契約書そのものを電子的に作成し、デジタル署名や電子署名などの通信技術で記録し契約を締結する締結の手法です。クラウド契約とは、その電子契約を手段として使用し、オンライン上で契約書を一元管理できるクラウドベースのシステムやサービスのことを言います。
Q.クラウド契約は法的に有効ですか？
A.電子契約は、電子署名法などの関連法令に準拠していれば法的効力を持ちます。電子契約の概念を一歩進めたクラウド契約も電子契約に関する関連法令に準拠していれば法的効力を持ちます。
Q.クラウド契約で対応できない契約はありますか？
A.事業用定期借地契約や農地の賃貸借契約書、任意後見契約書など、公正証書が必要となる一部の契約では、電子的な契約が認められていません。これらの契約では、紙の契約書が必要となります。
おすすめ電子契約３選
01操作が簡単で安い！クラウドコントラクト
中小企業や個人事業主向けの電子契約サービス。業界最安値クラスの導入しやすいお手頃価格と、操作が簡単ですぐに使いこなせるシンプルな機能が特徴です。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
2,178円～ | 3個 | 無料 |
02高機能な有名サービスクラウドサイン
業界内で高い知名度を持つサービス。大手企業のニーズに答える豊富な機能をそろえています。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
11,000円～ | 4個 | 無料 |
03カスタマイズ機能が豊富GMOサイン
オプション機能が豊富で、自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズできるサービス。主に大企業向け。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
8,800円～ | 4個 | 無料 |
