起業で電子契約は絶対おすすめ!選び方や導入方法をわかりやすく解説

従来、契約書は紙書類と印鑑へ押印することで成立していました。その仕組みを変え、電子ファイルに電子署名をすることで契約が成立することを電子契約と呼んでいます。起業時に特におすすめしたい電子契約を導入するメリットを紹介します。

起業するときに電子契約を導入すべき3つの理由

電子契約を導入するメリットを大きく分けると、以下の3つが挙げられます。

・バックオフィス業務の時間を大きく節約できる

・コスト(印紙税)を大きく節約できる

・簡単に導入できる(パソコンが苦手でもOK)

1.バックオフィス業務の時間を大きく節約できる

会社を運営していくためには、総務や法務、人事といった様々なバックオフィス業務が必要です。加えて契約の管理や経理といった時間がかかる業務も多数あるため、人員が少ない起業したばかりの会社や個人事業主にとって大きな負担となります。

特に契約業務は、契約書のプリント・製本や収入印紙の購入・貼付、郵送など手間のかかる工程が多くあります。しかし電子契約であれば、それらの手間を一切省くことができます。契約先に対してもすぐに契約書が届くようになりますので、大幅に時間を節約できることになります。

起業が成功するためには本業に多くの時間を割くことが不可欠です。電子契約を導入し、バックオフィス業務を大幅に節約していくことが企業成功の鍵となります。

2.コスト(印紙税)を大きく節約できる

書面による契約書には収入印紙を貼る義務があります。この収入印紙にかかる印紙税はたいしたことのない金額に見えます。ただし契約を交わすごとに一回一回発生しますので、契約書が多い場合には無視できない金額になります。

しかし電子契約では印紙税が不要となっています。電子契約サービスなら月々一定の利用料(数千円~)で使えますので、電子契約を導入することで契約書作成・発送などの時間節約で効率化できるのと同時にコスト削減もできるというわけです。

ただし、1万円未満の契約であれば基本的に収入印紙を貼る必要はありません。1万円以下の取引が主な場合には、電子契約を導入してもコスト削減には寄与しないでしょう。

3.簡単に導入できる(パソコンが苦手でもOK)

電子契約サービスは、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものが大半です。起業たばかりの会社だと、システム情報部など、IT専任者を置いていない場合も多くあります。しかし電子契約サービスならITやパソコンが苦手でも問題なく使える設計となっています。インターネットとメールが利用できる程度のIT知識しかなくても導入は可能です。

どうしてもわからないことが発生したときには、訪問サポートを行ってくれる電子契約サービスもあります。

電子契約サービスの場合、契約書はクラウド上に保管されるようになっています。クラウドへの保管も自動で行ってくれますので、心配する必要はありません。

起業で電子契約サービスを導入するときの選ぶポイント

 

電子契約サービスは、どれもすぐ導入でき簡単に使うことができます。ただし、利用料金やサービス内容、導入までの期間などはサービスごとに多少異なってきます。自社の契約書の使い方を考えながら、電子契約サービスを選んでいく必要があります。

ポイント1安く使えるサービスを選ぶ

起業しても、経営が計画通りにうまくいくとは限りません。計画したとおりに売上げが上がらないこともありますし、想定外の出費が発生することもあります。

起業すると本業以外にやることが多くあるので業務効率化への投資は大切ですが、月々かかってくる固定費など、抑えることができるコストはできるだけ節約したほうが良いと言えます。

電子契約サービスには月額数千円程度とクラウド会計サービスを使うのとほぼ変わらない料金で導入できるサービスもありますので、利用料金を比較しながらできるだけ安く利用できるサービスを選ぶようにしましょう。

ポイント2簡単に使いこなせるシンプルなサービスを選ぶ

電子契約に限りませんが、業務を効率化させるサービスは本業に当てる時間やリソースを増やすために導入するものです。それが使用方法を覚えることに時間がかかるようだと本末転倒となってしまいます。

ツールによっては、高機能ではあるものの非常に複雑な仕組みを持ち使用方法を覚えるのに苦労するものもあります。そこで電子契約サービスは、シンプルでわかりやすい設計で作られているものを選ぶことが大事です。

電子契約サービスは、自社だけでなく契約書を取り交わす取引先にも使用方法を説明する必要がああるため、機能が複雑なサービスを選ぶと取引先への説明にも多くの時間を取られてしまいます。説明で時間を浪費するのは本末転倒ですので、簡単に使いこなせるものを選びましょう。

ポイント3素早く導入できるサービスを選ぶ

会社を起業したときには、法務局や税務署、労働基準監督署など、役所への手続きや定款の作成・認証、銀行の法人口座開設、オフィスの契約など、行う必要がある手続きがたくさんあります。このような多忙な時期に、ツールの導入に時間がかかるようなサービスを導入することはおすすめできません。

電子契約にはインターネット上から数分程度で会員登録を行うだけで、契約先や支払情報を登録することなく、すぐに利用を開始できるサービスもあります。多忙な起業時は、このような素早く導入できる電子契約サービスを選ぶことが大事です。

【まとめ】安い・簡単が選ぶ基準

起業時には、そろえなければいけない物品や設備などが多く資金的な余裕がないことが多いです。また、しなければいけない手続きや業務も多く、時間も足りないことがあります。このような起業時においては、できるだけコストをかけずに業務の効率化を図れる電子契約サービスの導入を考えましょう。

電子契約もサービスによって利用料金が異なり、高い機能を持っていても使用方法が複雑なサービスもあれば、無駄な機能がなくシンプルに使えるサービスもあります。

起業時には、安価かつ簡単に使えることを意識して電子契約サービスを選ぶことをおすすめします。

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ただ、中堅の企業で稟議機能、IP制限API連携、テンプレートなどの中で不要な機能があっても月額10万以上かかり必要性に合わせてカスタマイズすることができない。
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電子契約書を選ぶ際に
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