2025年05月15日2025年05月15日
解約合意書とは？
解約合意書とは、当事者間で締結された契約を双方の合意のもとで終了する際に作成される書面です。一方的な契約解除ではなく、双方が合意を行ことにより、契約関係を円満に終了させるための重要な書類となります。似た書類として、契約解除通知書がありますが、これは、契約当事者の一方的な意思表示によって契約を終了させるための書面となるため、性質や手続き方法が異なるものとなります。特定の契約では、法的要件を満たした解約手続きを行うために、解約合意書の作成が必須となることもあります。
解約合意書の内容
解約合意書には、契約当事者やの情報、解約の具体的な理由、解約日、清算内容や精算日、違約金の有無、原状回復や物品の返還の義務など、解約に伴う条件や契約終了取り決めが明記されます。また、解約対象となる賃貸借契約、業務委託契約、雇用契約など、それぞれの契約形態に応じた解約内容を記載します。
解約合意書に記載する事項については、後々の解釈の相違やトラブルを防ぐため、曖昧な表現はせず、なるべく具体的な内容を記載するように心がけましょう。特に、金銭関連は、後のトラブルに繋がりやすいため、契約当事者で十分な協議を行った上で明確に記載することをおすすめします。
解約合意書は電子契約できる？
解約合意書は、法律で書面での締結が絶対条件とはなっていないため、電子契約で締結することが可能です。電子署名やタイムスタンプを利用することで、紙の契約書と同等の法的効力を持たせることができます。
解約合意書を電子化するメリット
解約合意書の電子化は、締結までの時間やコストの削減、締結後の書類の法的効力の強化、セキュリティ強化といった多くのメリットがあります。解約合意書では、解約合意書の電子化は、特に合意後の書類の改ざん防止において有用な手段となります。
1. 解約手続きの効率化
解約合意書は、契約関係を円滑に終了させるために迅速な対応が求められます。
電子化することで、オンライン上で作成・署名・共有が可能になるため、遠方の方とのやりとりでも郵送や返送の時間が不要となり、手続きのスピードが格段に向上します。これによって、契約終了に伴う合意もスムーズに取ることができます。
2. 改ざん防止や証拠力の強化
解約合意書を電子化・電子契約で締結した書類に、タイムスタンプや電子署名を付すことで締結時の書類の改ざんを防止することができるため、簡易的な書面や口頭、WEBフォームなどでの解約方法よりも法的証拠力が強化されます。
3. 保管・管理の効率化
解約合意書は、解約後のトラブルや監査対応のために保管が必要です。書面で締結した場合は、基本的に会社で紙で保管する必要があるため、書類を確認するためには、出社してを探さなければなりませんが、電子化することで、クラウド上でデータを保管・一元管理が可能となり、書類の検索や参照が場所を選ばず容易になります。
解約合意書を電子化する方法
解約合意書を電子化する際、書類を新たに作成する必要はないため、現状の合意書の一部文言を電子契約用に修正することで流用できます。
しかし、単にPDF化するのみでは、セキュリティ面の不安や改ざんの恐れが大きいため、電子署名やタイムスタンプの付与機能を持つ電子契約サービスを活用することをおすすめします。
■解約合意書を電子契約で締結する場合の参考手順
- ①現在の解約合意書の一部文言を電子契約用に修正する
- ②先方に書類の内容と電子契約の利用の許諾を得る
- ③電子契約用のデータを生成する（使用する電子契約に応じて）
- ④電子契約サービスから先方に書類を送信する
- ⑤先方で締結してもらう
- ⑥締結データに電子署名・タイムスタンプを付し双方で保管する
解約合意書を電子契約用に変更するポイント
●「書面による承諾」等の記載がある箇所の文言を変更
例：書面：書面による承諾が無い限り
電子契約：書面または双方が合意した電磁的措置による承諾が無い限り
●末尾文言（本契約の成立の証として、以降)を変更
例：書面：本書2通を作成し、各自記名押印の上、各1通ずつ保有する。
電子契約：本電子契約書ファイルを作成し、それぞれが電子署名を行う。
なお、本契約においては、電子データである本電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする。
●押印欄を削除（任意）
電子契約では、押印・捺印は不要となるため、電子契約サービスを使用する場合は、契約相手の操作の負担になる可能性も考慮しできるだけ削除したほうが良いでしょう。
※これはあくまでも契約相手への考慮となるので、本来は押印・捺印が不要な電子契約でも、契約をした目印にしたい等の場合は削除せずとも問題ありません。
解約合意書の電子契約用無料テンプレート
既に解約合意書の自社用のテンプレートをお持ちの方は、書類の内容を少し調整するだけで簡単に電子契約で使用できますので、当記事をお役立ていただければ幸いです。
これから解約合意書の作成をされる方もご安心下さい！
当サイトでは、電子契約用に調整した契約書テンプレートをご用意しておりますので、ぜひこちらもご活用頂ければ幸いです。
※上記ファイルは、あくまでも電子契約用に調整した契約書のサンプルとなりますので、ご利用については弊社では責任を負いかねます。必ず専門家へご相談頂き、内容を自社用に変更・カスタマイズした上でご使用下さい。
電子契約サービスの選び方
解約合意書は電子契約できる書類なので、電子契約サービスを導入することで契約で発生するコストや手間の削減、業務効率改善が叶うかもしれません。
当サイトでは、ニーズ別に電子契約サービスをご紹介していますので、以下記事もぜひご参考下さい。
おすすめ電子契約３選
01操作が簡単で安い！クラウドコントラクト
中小企業や個人事業主向けの電子契約サービス。業界最安値クラスの導入しやすいお手頃価格と、操作が簡単ですぐに使いこなせるシンプルな機能が特徴です。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
2,178円～ | 3個 | 無料 |
02高機能な有名サービスクラウドサイン
業界内で高い知名度を持つサービス。大手企業のニーズに答える豊富な機能をそろえています。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
11,000円～ | 4個 | 無料 |
03カスタマイズ機能が豊富GMOサイン
オプション機能が豊富で、自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズできるサービス。主に大企業向け。
| 対象 | 月額料金 | プラン数 | お試し |
|---|---|---|---|
| 個人 法人 |
8,800円～ | 4個 | 無料 |
